ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 Системи за управление на качеството (СУК) e най-широко разпространеният международен стандарт, който предоставя рамка и съвкупност от принципи, осигуряващи общоприет подход към управлението на вашата организация. Фокусът на стандарта е върху управлението на процесите и удовлетвореността на клиентите.

Системата за управление на качеството по ISO 9001 осигурява инфраструктура, процедури, процеси и ресурси, необходими на организацията, както да наблюдава, така и да подобрява своите резултати по отношение на ефикасност, обслужване на клиентите и най-добро качество на продукта. Сертифицирането по ISO 9001 също допринася за подобряване на цялостното функциониране на организацията, решаване на текущи проблеми и разширяване на пазарните възможности.

Всяка организация, която иска да увеличи ползите от непрекъснатото си усъвършенстване и се стреми към постоянно подобрение на управленската си дейност и процеса на работа, трябва да внедри и сертифицира ISO 9001.

За повече информация относно издаването на акредитиран международно признат сертификат по ISO 9001:2015, свържете се с нас и задайте своите въпроси.

Това е един от най-задаваните въпроси и най-краткият и прост отговор е: ISO 9001 e Международен стандарт, съдържащ изисквания за системи за управление на качеството.

Този стандарт е един и същ във всяка една страна по света. Той затова е международен, но също така съществува и като национален стандарт в различните страни и затова може да го срещнете с различни префикси като БДС EN ISO 9001 или DIN EN ISO 9001, като EN означава „Европейска норма“, а БДС или DIN идентифицира държавен стандарт. Оттук излиза и концепцията за еквивалентност, тъй като националният стандарт БДС EN ISO 9001 и международният стандарт ISO 9001 са еквивалентни. Затова може да видите и в търговете, че начинът, по който се записва изискването, е сертификат да бъде ISO 9001 или еквивалент. Ето това е еквивалент.

Какво представлява стандартът ISO 9001?

Стандартът ISO 9001 представлява документ, съдържащ изисквания,  приложими за всякакъв вид организации, които са така оформени, че да бъдат максимално приложими за организации от всякакъв бранш, всякаква големина и във всякаква точка на света. Това е една от причините това да бъде най-масовият стандарт за системи за управление, който се прилага по света и най-търсен от търгове, като най- базова основа за да се подсигури, че даденият доставчик ще има способността да достави това, което му е поръчано.

За да може да отговорим на въпроса какво е система за управление на качеството, трябва да дефинираме какво е качество и какво е система за управление?

Дефиницията за качество е удовлетворение на изискванията на клиента. Тоест ние предоставяме качество на нашите клиенти тогава, когато сме удовлетворили изискванията им. Въпросът е, че ние трябва да успяваме да го правим това по един системен начин, за да могат те да са спокойни, че ще ги удовлетворяваме и пак, и пак, и пак.

Тук опираме до другия елемент – система за управление. Системата за управление всъщност е мениджърски инструмент, набор от документи, съдържащи правилата в една организация и формите, в които се записват резултатите от изпълнението на тези правила. Например процедура за изпълнение на търговска дейност и формуляр за клиентска поръчка, формуляр за оферта. Тези неща са части от тази система, като тя от една страна цели да постига целите си, а от друга страна, цели да ги постига системно и да се подобрява.

Системния подход, разглежда една организация като взаимосвързани процеси, които си взаимодействат.

Чрез системата за управление на качеството… всъщност, знаете ли какво? Качеството можем просто да го махнем за малко и да го кажем, че това е система за управление на фирмата, която цели да се постига качество. Или по още един начин може да го представим: това е система за управление на фирмата, която цели клиентите да бъдат удовлетворени. Така казано изглежда много по-разбираемо защо се иска по търгове. Това всъщност е система за удовлетворяване на клиентите.

Какво всъщност прави това ISO, че тези клиенти да бъдат удовлетворени? Прави организацията по-способна да ги удовлетворява, като поставя цели, дефинира политики, разпределя отговорности, планира действия, осигурява ресурсите за тези действия, извършва ги, после проверява дали като са изпълнени тези действия са постигнати резултатите. Ако не са, анализира защо не са постигнати и предприема действия по подобрения, така че следващия път нещата да са по-добре. И всичко това подчинено на удовлетвореността на клиентите.

Когато търсите информация за това какво е ISO 9001, едва ли сте попаднали на изискване да „имате стандарта ISO 9001“. Това, което най-често ви е необходимо, е сертификатът.

Тук е удачно да погледнете статията за основните понятия в ISO сертификацията . Сертификатът е документ, който удостоверява, че вашата система за управление съответства на изискванията на стандарта. Именно тук се преплитат и понятията, свързани с 3С, за които ви препоръчвам да прочетете и съответната статия.

Какво ви е необходимо, когато търсите „ISO 9001“, и какво всъщност представлява ISO 9001, са две различни неща. Получава се своеобразна игра на думи, която често води до неразбиране.

Ако някой ви попита жаргонно: „Имаш ли ISO? Имаш ли ISO 9001?“, той обикновено не ви пита дали притежавате самия стандарт. Да имате стандарта е все едно да си купите стихосбирка на някой поет — можете дори никога да не я отворите.

В практиката да „имате ISO“ означава да сте внедрили изискванията на стандарта във вашата организация. Тоест да имате изградена и функционираща система за управление, както и доказателство, че тя отговаря на изискванията — а това доказателство е сертификатът.

Така че, ако трябва да отговорим съвсем просто на въпроса „Какво представлява ISO 9001?“, можем да кажем: това е международен стандарт, който помага на организациите да изградят система за управление, насочена към удовлетворяване на клиентите и към постоянно подобрение, а сертификатът е документът, който удостоверява съответствието на тази система със стандарта.

Как да формулираме обхвата на нашата система за управление по ISO 9001, така че той да бъде издържан, да ни върши работа, когато кандидатстваме по търгове и  поръчки, и да бъде в съответствие с нормативните изисквания и по-лесно защитим по време на одита?

Някой хора смятат, че обхвата трябва да бъде дефиниран като предмета на дейност на фирмата в търговския регистър „извършване на първо, второ, трето и всичко, което не е забранено от закона“. Всъщност нещата не стоят точно така, защото дейността, описана в обхвата на системата за управление и впоследствие в сертификата, всяка една думичка от нея трябва да бъде проверена от одиторите.

Например, ако искате обхват на сертификация, който е „търговия с домати и чушки“, а вие никога не сте търгували с чушки, вие не можете да получите сертификат за търговия с домати и чушки. Обаче ако искате формулировката да бъде търговия със зеленчуци, дори да търгувате само с домати, имате право на търговия със зеленчуци.

Друг тънък момент при избора на обхват по ISO 9001, е че често фирмите, в желанието си да удовлетворят всякакъв възможен род изисквания към поръчки, се стараят обхватите им (или по-точно казано областите на приложение) да бъдат дефинирани възможно най-разнообразно, да съдържат всички възможни варианти. Това не винаги е целесъобразно по отношение на поддържането на самата сертификация, защото впоследствие един такъв обхват може да създаде затруднения, особено ако част от дейностите се извършват много рядко. Например веднъж на доста години.

В този смисъл по-общите формулировки са по-подходящи, но не бива да бъдат твърде общи. Един обхват на сертификация не може да бъде просто „производство“. Производство на какво? Също така не е нужно в обхватите да се вписват точни имена на модели или някакви много детайлни спецификации. Всяка излишна конкретика може да се окаже ограничаваща.

Например, ако вие се занимавате с търговия с подови настилки и запишете в обхвата, „търговия с паркет“ се оказва, че търговията с друг вид подови настилки е извън вашия сертифициран обхват, което е чиста загуба, защото начинът, по който сте дефинирали обхвата, е ограничаващ за вас.

Разбира се, вие можете да промените обхвата, но това може да е съпътствано от допълнителни разходи, особено ако ви е нужно да направите промяната в кратък срок преди регулярен надзорен одит.

Добра практика е формулировката да изглежда така: „Търговия с подови настилки, включително паркет“. Така хем имате записана думата „паркет“ в обхвата, ако тя е изискване на някой клиент, хем сертификацията ви покрива по-общата дейност „Търговия с подови настилки“.

Този въпрос е важен за фирмите, които изведнъж се сблъскват с изискване да предоставят сертификат – било то за търг или на клиент, който го поиска. Обикновено настава паника: „Ама за вчера ми трябва“, „Ама леле, ще изпуснем търга“.

Иначе, ако няма конкретен краен срок отговорът е колкото ви е комфортно, но процесът не бива да за забавя излишно, защото може да стигне до задънена улица и други приоритети да го оставят на заден план. В този случай рано или късно ще опрете до ситуацията на спешност, която не е най-комфортната.

Два са основните фактора, които определят времето нужно за издаването на сертификат ISO 9001:
1. Кога може да стане готова системата за управление.
2. Колко време отнема да се одитира и да се издаде сертификатът.

Първото зависи повече от клиента като организация. Дори да няма сертифицирана система, в една фирма е възможно процесите вече да са структурирани и много неща да са готови, без самата фирма да знае. Изискванията на ISO стандартите са толкова базови, че всяка добре работеща организация в голяма степен ги изпълнява, без да го осъзнава.

Ако фирмата има дейност, поддържа документация за персонал, клиентски поръчки, оборудване, поддържа, доставчиците – голяма част работа вече е свършена. За такава фирма е достатъчно, когато нещата са спешни, да се ползва консултант (защото така става по-бързо), който  да стъпи на наличното, да го структурира и да подготви нещата за сертификация. Работата може да се свърши в рамките на една-две седмици при малка фирма и добра организация.

Разбира се, хората във фирмата могат и сами да извършат тези неща, но когато човек прави сам нещо за първи път е нормално то да отнеме повече време.

Продължителността на сертификацията по ISO 9001 варира според обема на фирмата (брой персонал, брой площадки) и според бързината и ефективността на административните процеси в самия орган за сертификация, т.е. от способността му административно да обработи заявката, да насрочи одита, одиторите да извършат одита, да напишат доклада, да го предадат, да бъде прегледан и да бъде издаден сертификат.

За малки фирми при добра организация при нас в Алфа Куолити Сертификация това може да се случи в рамките на седмица.

Накратко, колко бързо може да стане сертификация по ISO 9001: ако фирмата е малка и има обичайните атрибути за дейността си, и нещата са супер спешни – обикновено търговете са с време за реакция в рамките на месец. Това при добра организация е напълно изпълним срок.

Но има едно голямо „но“. На практика често се случва фирмите да видят, че имат търг след един месец, възлагат на някого да събере оферти, после избират още две седмици, през което им тече времето, и като остане една седмица до крайния срок, казват: „Ами да, ние всъщност искаме да се сертифицираме“ – и вече няма време.

Когато нещата са спешни, трябва да се взимат решенията по-бързо, за да станат нещата в срок, защото обикновено, когато сертификацията се прави по спешност, от нея зависят и определени приходи за клиента, които той не би желал да изпусне.

Ако искате да получите информация за това колко време би отнело сертификацията на вашата организация, не се колебайте да се свържете с нас.