ISO 9001:2015

La norma ISO 9001:2015 è lo standard internazionale più diffuso, che fornisce un quadro e un insieme di principi che garantiscono un approccio generalmente accettato alla gestione della vostra Organizzazione. L’attenzione della norma è rivolta alla gestione dei processi e alla soddisfazione del cliente.

Il sistema di gestione della qualità ISO 9001 fornisce l’infrastruttura, le procedure, i processi e le risorse di cui l’Organizzazione ha bisogno per monitorare e migliorare le proprie prestazioni in termini di efficienza, servizio clienti e migliore qualità del prodotto. La certificazione ISO 9001 contribuisce inoltre a migliorare il funzionamento complessivo dell’Organizzazione, risolvendo i problemi attuali e ampliando le opportunità di mercato.

Qualsiasi Organizzazione che desideri incrementare i vantaggi del miglioramento continuo e si impegni per il miglioramento continuo della propria gestione e dei propri processi lavorativi deve implementare e certificare la ISO 9001.

Per maggiori informazioni sul rilascio di un certificato accreditato e riconosciuto a livello internazionale ISO 9001:2015, contattateci e poneteci le vostre domande.

La preparazione alla certificazione consiste in:

Questa è una delle domande più frequenti e la risposta più breve e semplice è: ISO 9001 è uno standard internazionale che contiene i requisiti per i sistemi di gestione della qualità.

Questo standard è lo stesso in tutti i paesi del mondo. È quindi internazionale ma esiste anche come standard nazionale in diversi paesi e, pertanto, lo si può trovare con prefissi diversi come BDS EN ISO 9001 o DIN EN ISO 9001, dove EN sta per “Norma Europea” e BDS o DIN identificano uno standard di un determinato stato. È da qui che deriva il concetto di equivalenza, poiché lo standard nazionale BDS EN ISO 9001 e lo standard internazionale ISO 9001 sono equivalenti. Per questo, nei bandi di gara, si può trovare la dicitura “certificato ISO 9001 o equivalente”. Questa è equivalenza.

Che cos’è lo standard ISO 9001?

La norma ISO 9001 è un documento che contiene requisiti applicabili a tutti i tipi di organizzazioni, progettati per essere il più possibile applicabili a organizzazioni di qualsiasi settore, dimensione e in qualsiasi parte del mondo. Questo è uno dei motivi per cui è lo standard di sistema di gestione più diffuso al mondo e il più richiesto nelle gare d’appalto, in quanto base fondamentale per garantire che un determinato fornitore sia in grado di fornire quanto ordinato.

Per rispondere alla domanda su cosa sia un sistema di gestione della qualità, dobbiamo definire cosa sia la qualità e cosa sia un sistema di gestione.

La definizione di qualità è la soddisfazione delle esigenze del cliente . In altre parole, forniamo qualità ai nostri clienti quando soddisfiamo le loro esigenze. Il punto è che dobbiamo essere in grado di farlo in modo sistematico, affinché i clienti abbiano la certezza che li soddisferemo sempre.

Ed ecco che arriviamo all’altro elemento: il sistema di gestione. Il sistema di gestione è in realtà uno strumento di gestione, un insieme di documenti che contengono le regole di un’organizzazione e i moduli in cui vengono registrati i risultati dell’applicazione di tali regole. Ad esempio, una procedura per lo svolgimento dell’attività commerciale, un modulo d’ordine per il cliente e un modulo di preventivo. Questi elementi fanno parte del sistema, poiché esso, da un lato, mira a raggiungere i propri obiettivi e, dall’altro, a perseguirli in modo sistematico e a migliorarli.

L’approccio sistemico considera un’organizzazione come un insieme di processi interconnessi che interagiscono tra loro.

Attraverso il sistema di gestione della qualità… anzi, sapete cosa? Possiamo tralasciare per un attimo la qualità e dire che si tratta di un sistema di gestione aziendale che mira a raggiungere la qualità. Oppure, in un altro modo, possiamo presentarlo così: si tratta di un sistema di gestione aziendale che mira a soddisfare i clienti . In questo modo, risulta molto più comprensibile il motivo per cui viene richiesto nei bandi di gara. In realtà, si tratta di un sistema per la soddisfazione del cliente.

Cosa fa concretamente la norma ISO per soddisfare questi clienti? Rende l’organizzazione più capace di soddisfarli definendo obiettivi, politiche, assegnando responsabilità, pianificando azioni, fornendo risorse per tali azioni, realizzandole e verificando se i risultati sono stati raggiunti. In caso contrario, analizza le cause del mancato raggiungimento degli obiettivi e interviene per migliorare, in modo che la prossima volta i risultati siano migliori. E tutto ciò è subordinato alla soddisfazione del cliente.

Quando si cercano informazioni su cosa sia la norma ISO 9001, è improbabile imbattersi nel requisito di “avere la conformità allo standard ISO 9001”. Ciò di cui si ha più spesso bisogno è la certificazione .

A questo punto è opportuno consultare l’articolo sui concetti di base della certificazione ISO. Il certificato è un documento che attesta la conformità del sistema di gestione ai requisiti dello standard. È qui che entrano in gioco i 3 concetti relativi, per i quali consiglio di leggere anche l’articolo corrispondente.

Ciò di cui si ha bisogno quando si cerca “ISO 9001” e ciò che ISO 9001 è effettivamente sono due cose diverse. Questo crea una sorta di gioco di parole che spesso porta a malintesi.

Se qualcuno ti chiede in modo tecnico: “Hai la norma ISO? Hai la norma ISO 9001?”, di solito non sta chiedendo se possiedi lo standard in sé. Avere lo standard è come comprare una raccolta di poesie di un poeta: potresti non aprirla mai.

In pratica, “avere la certificazione ISO” significa aver implementato i requisiti dello standard nella propria organizzazione. Ovvero, disporre di un sistema di gestione strutturato e funzionante, nonché della prova che esso soddisfi i requisiti e, tale prova, è rappresentata dal certificato.

Quindi, se dovessimo rispondere alla domanda “Cos’è la ISO 9001?” in modo molto semplice, potremmo dire: è uno standard internazionale che aiuta le organizzazioni a costruire un sistema di gestione, orientato alla soddisfazione del cliente e al miglioramento continuo e, il certificato, è il documento che attesta la conformità di tale sistema allo standard.

Come possiamo definire l’ambito di applicazione del nostro sistema di gestione ISO 9001 in modo che sia sostenibile, efficace quando partecipiamo a gare d’appalto e stipuliamo contratti, conforme ai requisiti normativi e più facile da difendere durante un audit?

Alcuni ritengono che l’ambito di attività debba essere definito come l’attività aziendale registrata nel registro delle imprese. In realtà, le cose non stanno esattamente così, perché l’attività descritta nell’ambito di attività del sistema di gestione e, di conseguenza, nel certificato, deve essere verificata parola per parola dagli auditor.

Ad esempio, se si desidera una certificazione che riguardi il “commercio di pomodori e peperoni” e non si sono mai commerciati peperoni, non è possibile ottenere una certificazione per il commercio di pomodori e peperoni. Tuttavia, se si desidera una certificazione che riguardi il commercio di ortaggi, anche se si commerciano solo pomodori, si ha diritto a ottenere la certificazione per il commercio di ortaggi.

Un altro aspetto delicato nella scelta dell’ambito di applicazione della norma ISO 9001 è che spesso le aziende, nel tentativo di soddisfare ogni possibile tipo di requisito, cercano di definire i propri ambiti (o più precisamente, le aree di applicazione) nel modo più ampio possibile, in modo da includere tutte le opzioni possibili. Questo non è sempre consigliabile, ai fini del mantenimento della certificazione stessa, perché successivamente un ambito così ampio può creare difficoltà, soprattutto se alcune delle attività vengono svolte molto raramente, ad esempio una volta ogni diversi anni.

In questo senso, una formulazione più generale è più appropriata, ma non deve essere eccessivamente generica. L’ambito di una certificazione non può essere semplicemente “produzione”. Produzione di cosa? Inoltre, gli ambiti non devono necessariamente includere i nomi esatti dei modelli o specifiche molto dettagliate. Qualsiasi specificità non necessaria può essere limitante.

Ad esempio, se operate nel settore della pavimentazione e indicate nell’ambito di applicazione “commercio di parquet”, implica che il commercio di un altro tipo di pavimentazione è al di fuori del vostro ambito di certificazione, il che rappresenta una perdita netta, perché il modo in cui avete definito l’ambito è restrittivo per voi.

Certo, è possibile modificare l’ambito di applicazione, ma ciò potrebbe comportare costi aggiuntivi, soprattutto se la modifica deve essere apportata in tempi brevi prima di una regolare verifica di sorveglianza.

È buona norma che la formulazione sia la seguente: “Commercio di rivestimenti per pavimenti, incluso il parquet”. In questo modo, il termine “parquet” è incluso nell’ambito di applicazione, se richiesto dal cliente e, la certificazione, copre l’attività più generale di “Commercio di rivestimenti per pavimenti”.

Questa domanda è importante per le aziende che si trovano improvvisamente a dover fornire un certificato, sia per partecipare a una gara d’appalto sia per una richiesta del cliente. Solitamente subentra il panico: “Ma mi serve per ieri”, “Oddio, perderemo la gara d’appalto!”.

Altrimenti, se non c’è una scadenza specifica, la risposta è: fai quello che ti è più comodo, ma non bisogna rimandare inutilmente il processo, perché potrebbe bloccarsi e altre priorità potrebbero metterlo in secondo piano. In questo caso, prima o poi ti ritroverai in una situazione di urgenza, che non è certo la più piacevole.

Due sono i fattori principali che determinano i tempi necessari per il rilascio di un certificato ISO 9001:
1. Quando il sistema di gestione può essere pronto.
2. Quanto tempo occorre per l’audit e il rilascio del certificato.

Il primo aspetto dipende maggiormente dal cliente in quanto organizzazione. Anche in assenza di un sistema certificato, all’interno di un’azienda i processi sono già strutturati e molte cose sono già predisposte senza che l’azienda stessa ne sia consapevole. I requisiti degli standard ISO sono talmente basilari che ogni organizzazione ben funzionante li soddisfa ampiamente senza rendersene conto.

Se l’azienda svolge un’attività operativa e gestisce la documentazione relativa al personale, agli ordini dei clienti, alle attrezzature, all’assistenza e ai fornitori, gran parte del lavoro è già stato fatto. Per un’azienda di questo tipo, in caso di urgenza, è sufficiente avvalersi di un consulente (perché il processo è più rapido) che possa individuare la documentazione disponibile, strutturarla e preparare i documenti per la certificazione. Per una piccola azienda e una buona organizzazione, il lavoro può essere completato in poche settimane.

Certo, i dipendenti dell’azienda possono fare queste cose da soli ma, quando si fa qualcosa in prima persona per la prima volta, è normale che ci voglia più tempo.

La durata del processo di certificazione ISO 9001 varia in base alle dimensioni dell’azienda (numero di dipendenti, numero di sedi) e alla velocità ed efficienza dei processi amministrativi interni all’ente di certificazione stesso, ovvero alla sua capacità di elaborare amministrativamente la domanda, programmare l’audit, far eseguire l’audit dagli auditor, redigere il rapporto, presentarlo, farlo revisionare e rilasciare il certificato.

Per le piccole aziende con una buona organizzazione, questo processo può avvenire in una settimana presso Alpha Quality Certification.

In breve, quanto velocemente si può ottenere il certificato ISO 9001? Se l’azienda è piccola, possiede le caratteristiche tipiche della sua attività e le cose sono estremamente urgenti, di solito i bandi di gara prevedono un tempo di risposta entro un mese. Si tratta di una scadenza assolutamente realizzabile con una buona organizzazione.

Ma c’è un grande “ma”. In pratica, succede spesso che le aziende vedono che hanno una gara tra un mese, chiedono a qualcuno di raccogliere le offerte, poi altre due settimane per scegliere e, con una settimana rimasta prima della scadenza, dicono: “Bene, ci serve effettivamente la certificazione” – e non c’è più tempo.

Quando le cose sono urgenti, le decisioni devono essere prese più velocemente per portare a termine le cose in tempo, perché di solito, quando la certificazione viene eseguita con urgenza, da essa dipendono determinati ricavi per il cliente, che non vorrebbe perdersi.

Se desideri ricevere informazioni sui tempi necessari per la certificazione della tua organizzazione, non esitare a contattarci.