La certificazione sulla base di una norma ISO (ad esempio ISO 9001:2015) ha numerosi benefici. Qui potete ottenere le più veloci, complete e precise informazioni, inclusi termini e prezzi indicativi.
- La certificazione garantisce il miglioramento dell’efficienza, l’eliminazione di rischi potenziali e contribuisce allo sviluppo sostenibile dell’organizzazione
- Il certificato costituisce un vantaggio competitivo nella costruzione dell’immagine aziendale e può favorire una maggiore fiducia nella Vostra azienda
- Avere un certificato internazionalmente riconosciuto è un requisito necessario in numerose gare e appalti pubblici
La certificazione è un processo di valutazione di un’azienda, in relazione a norme e specifiche internazionali ISO, da parte di un organismo accreditato indipendente.
Il senso è valutare se l’azienda ha un meccanismo di gestione funzionante, attraverso il quale essa può raggiungere i suoi obiettivi, così da assicurare ai suoi clienti di essere un partner affidabile.
Principi fondamentali della certificazione ISO sono competenza ed equità.
A seguito di una verifica iniziale (audit) con esito positivo, l’organizzazione ottiene un certificato ISO riconosciuto a livello internazionale, avente una validità di 3 anni e soggetto a supervisione durante tale periodo.
Quando la Vostra azienda ottiene l’approvazione in un dato standard, ad esempio ISO 9001 o ISO 14001, ottiene anche lo status di Azienda Certificata e il diritto di usare il nostro simbolo per la certificazione.
Preparazione della documentazione del Sistema di Gestione, per esempio implementazione del sistema, audit interni e revisione da parte della Direzione
È necessario inviare un ordine per dare inizio alla certificazione – l’invio dell’ordine non è vincolante!
Dopo la firma del contratto, le date dell’audit dovranno essere pianificate ed approvate
Revisione della documentazione del Sistema di Gestione e verifica del livello di preparazione per l’esecuzione dello stage 2. Il report di questo stage potrebbe contenere risultati che richiedono l’eliminazione di tutti gli errori prima di effettuare lo stage 2
Verifica dell’attuazione e dell’efficienza del Sistema di Gestione. Durante l’audit, informazioni ed evidenze devono essere collezionate, in conformità con i requisiti dello standard applicabile al Sistema di Gestione, alle prescrizioni di legge e ad altri requisiti esterni relativi al campo di applicazione del Sistema
La decisione riguardo alla certificazione dovrà essere presa sulla base del risultato dell’audit
Emissione e consegna del certificato con periodo di validità di tre anni
Al terzo anno di validità del certificato, un Ordine per il Rinnovo della certificazione dovrà essere inviato e un contratto per un nuovo periodo di tre anni dovrà essere firmato
Verifica dell’efficienza del Sistema nella sua interezza, del suo costante adeguamento e applicazione nel campo di applicazione per il quale era stato certificato, come pure del suo costante miglioramento nel raggiungere gli obiettivi aziendali
Che cos’è la certificazione ISO? (Concetti di base)
Ciao,
Se vi avvicinate alla certificazione ISO per la prima volta, è facile confondersi.
Cos’è ISO 9001? Standard, sistema, certificato o tutti e tre?
In questo articolo, analizzeremo i concetti fondamentali ed esamineremo l’intero processo:
dalla scelta di uno standard e dalla creazione di un sistema di gestione,
fino all’audit, al rilascio del certificato e alle fasi successive.
Certificazione ISO senza termini complicati. Cos’è la certificazione ISO?
Standard. Sistema. Certificato.
Tre parole che suonano simili ma hanno tre significati diversi.
Ed è qui che spesso nasce la confusione: cosa acquista effettivamente un’azienda quando ottiene la certificazione ISO 9001? Cosa verifica l’auditor? Cosa certifica il certificato? E perché la certificazione è necessaria?
Chiariamo la situazione.
I tre “concetti” che devi conoscere
Il modo più semplice per comprendere la certificazione ISO è attraverso tre concetti fondamentali:
- Standard
- Sistema di gestione
- Certificato
Il collegamento tra loro è semplice:
Lo standard definisce i requisiti.
Il sistema mostra come l’azienda li implementa.
Il certificato attesta che tale conformità è stata verificata.
Non può esserci certificazione se non esiste un sistema che soddisfi i requisiti dello standard pertinente.
1. Lo standard: “Ecco come dovrebbe essere”
Il primo concetto è lo standard.
Definisce i requisiti per il sistema di gestione. Ad esempio, stabilisce:
- l’azienda deve fissare degli obiettivi;
- è necessario assegnare ruoli e responsabilità;
- deve selezionare i suoi fornitori;
- deve formare il proprio personale;
- deve mantenere la sua infrastruttura;
- e così via.
Ma c’è una cosa molto importante:
Lo standard indica cosa bisogna fare, ma non spiega nel dettaglio come farlo.
I requisiti degli standard sono generalmente definiti sulla base delle migliori prassi globali, ovvero prassi consolidate adottate da organizzazioni di successo che hanno contribuito al loro buon funzionamento.
Tra gli standard più popolari figurano:
- ISO 9001 – gestione della qualità;
- ISO 14001 – ambiente;
- ISO 45001 – salute e sicurezza sul lavoro;
- ISO/IEC 27001 – sicurezza delle informazioni;
- ISO 22000 – sicurezza alimentare;
- ISO 50001 – gestione dell’energia;
- e altri.
Pertanto, lo standard fornisce il quadro di riferimento.
Ma spetta all’azienda stessa decidere come applicare questo quadro di riferimento alla propria specifica attività.
2. Il sistema di gestione: “Ecco come facciamo”
Ecco che arriva il secondo concetto: il sistema di controllo.
Un sistema di gestione è uno strumento per raggiungere gli obiettivi di un’azienda. Contiene regole, politiche e risultati documentati relativi al funzionamento e all’implementazione di tali regole e politiche.
La cosa più importante è che il sistema non si limita alla documentazione.
Deve funzionare nelle attività concrete dell’organizzazione.
Ad esempio, se lo standard prevede che tu debba selezionare i tuoi fornitori, non specifica necessariamente quali criteri utilizzare per farlo.
La scelta è tua.
È possibile definire criteri relativi a qualità, affidabilità, scadenze, prezzo o altri fattori importanti per la propria attività e per il raggiungimento degli obiettivi.
È qui che lo standard e il sistema si incontrano:
Lo standard definisce i requisiti.
L’azienda definisce le modalità per soddisfarli attraverso il sistema di gestione.
Come è strutturato il sistema?
Esistono diversi approcci.
L’azienda può:
- costruire il sistema in modo indipendente con risorse proprie, formazione e partecipazione del proprio personale;
- collaborare con un consulente per aiutare il team a costruire e implementare il sistema;
- affidare completamente la creazione della documentazione a un’organizzazione esterna.
Quest’ultima opzione spesso velocizza il processo ma presenta anche un potenziale svantaggio: la persona esterna non conosce nel dettaglio le specificità dell’azienda e potrebbe creare regole non sufficientemente adatte ai processi reali.
Pertanto, il sistema deve essere adattato alla specifica organizzazione e non limitarsi a essere un semplice insieme di documenti.
Il sistema non deve essere perfetto. Deve evolversi.
Questa è una delle idee più importanti nei sistemi di controllo.
Il sistema è un organismo vivente.
Può essere migliorato e la costante ricerca del miglioramento è uno degli obiettivi principali dei sistemi di gestione.
Si basano sul ciclo PDCA:
Pianificare (plan) → Fare (do) → Verificare (check) → Adattare (act).
Pertanto, non bisogna aspettarsi che tutto sia perfetto fin dall’inizio.
Ancora più importante, l’organizzazione deve impegnarsi costantemente e in modo coerente per il miglioramento.
La norma ISO 9001 non dovrebbe essere considerata isolatamente.
Il sistema di gestione della qualità ISO 9001 non dovrebbe essere un sistema parallelo di governance aziendale.
L’idea è che il sistema di gestione aziendale integri i requisiti dello standard e li applichi nel lavoro reale.
Ad esempio, nel processo commerciale è necessario:
- familiarizzare con le esigenze del cliente;
- verificare se sei in grado di rispettarli prima di prendere un impegno;
- fare il necessario per conformarsi a tali disposizioni;
- se i requisiti cambiano, confermare di essere in grado di soddisfarli nuovamente;
- se non puoi, negozia con il cliente ciò che puoi offrire.
L’obiettivo è allineare le aspettative del cliente con ciò che l’organizzazione è in grado di offrire.
Perché un cliente soddisfatto è un cliente le cui aspettative vengono soddisfatte dal fornitore.
La qualità è legata alla soddisfazione delle esigenze del cliente.
3. Il certificato: “Conformità accertata”
Ed ecco che arriviamo al terzo concetto: il certificato.
È il risultato del processo di certificazione.
Ma perché la certificazione è spesso richiesta nella selezione dei fornitori, ad esempio da altre organizzazioni o agenzie governative?
Perché infonde fiducia al cliente, dimostrando che l’appaltatore è in grado di portare a termine un determinato compito raggiungendo specifici obiettivi.
Per esempio:
- ISO 9001 – in materia di qualità;
- ISO 14001 – relativa all’ambiente;
- ISO 45001 – relativa alla salute e sicurezza sul lavoro;
- ecc.
Da un lato, la certificazione è un meccanismo per verificare se le cose si svolgono come dovrebbero.
Dall’altro, infonde fiducia nelle persone interessate, garantendo che le procedure necessarie siano state sbrigate e che siano state verificate da una parte competente e imparziale.
Chi rilascia il certificato?
Questo è il ruolo dell’ente di certificazione: l’organismo di certificazione accreditato.
Le due caratteristiche principali che contano in questo contesto sono la competenza e l’indipendenza, che a loro volta vengono dimostrate attraverso il meccanismo di accreditamento.
Ecco perché si parla di una terza parte indipendente.
Abbiamo:
Azienda (che richiede la certificazione) → Terza parte indipendente (ente di certificazione) → Cliente specifico
La terza parte ispeziona l’azienda e dichiara quanto riscontrato, compresa la verifica della conformità ai requisiti della norma.
Ciò crea fiducia non solo nel cliente specifico (dell’azienda) ma anche tra le altre parti interessate.
Che cosa fa concretamente un auditor?
L’ente di certificazione invia un auditor che verifica il sistema di gestione.
L’ispezione di solito comprende:
- revisione della documentazione;
- verificare se il sistema soddisfa i requisiti dello standard;
- verifica delle prove che il sistema funzioni effettivamente;
- revisione dei fascicoli del personale;
- revisione degli ordini dei clienti;
- ordini di produzione;
- ordini di progettazione;
- interviste con il personale;
- monitoraggio dell’attività.
Ovvero, l’auditor non si limita a controllare ciò che è scritto sulla carta.
Verifica inoltre cosa sta effettivamente accadendo.
La certificazione non è un evento isolato.
Ed ecco un altro dettaglio importante.
Il processo di certificazione non si conclude con il rilascio del certificato.
Il processo inizia quando un’azienda decide di ottenere la certificazione.
Essa:
- seleziona lo standard;
- familiarizza con i requisiti;
- crea la documentazione del sistema di gestione;
- comincia ad attuarlo;
- contatta un ente di certificazione per effettuare la verifica.
La verifica iniziale per la certificazione si articola in due fasi:
Stage 1 – Vengono verificati gli attributi principali della documentazione del sistema di gestione.
Stage 2 – Viene effettuata una verifica sostanziale dell’attività.
Alle verifiche seguono delle relazioni che sono soggette a revisione indipendente.
Se tutto è in regola, viene rilasciato un certificato con validità condizionata di tre anni.
Ma i controlli continuano.
Qual è il ciclo di certificazione?
Le verifiche di sorveglianza vengono effettuate ogni anno.
Il loro scopo è quello di confermare che il sistema di gestione continui a essere conforme ai requisiti.
E il motivo è semplice.
In molte iniziative gestionali, esiste il rischio del “solito”:
“Ogni miracolo in tre giorni.”
Si introduce qualcosa, la si usa per un po’ e poi la si dimentica gradualmente.
Pertanto, le verifiche annuali controllano se il sistema continua a essere mantenuto e implementato.
Ecco come si struttura il cosiddetto ciclo di certificazione triennale:
Certificazione → Sorveglianza → Sorveglianza → Ricertificazione → Sorveglianza → Sorveglianza → …
E questo ciclo continua finché l’azienda desidera mantenere la propria certificazione.
Quindi, ricordiamoci i tre “concetti”
Se dovessimo riassumere tutto il contenuto di questo articolo in sole tre frasi:
Lo standard contiene i requisiti.
Specifica cosa deve essere realizzato ma non descrive nel dettaglio come farlo.
Il sistema di gestione mostra come l’azienda implementa questi requisiti.
Definisce cosa viene fatto e come viene fatto e contiene la prova che è stato fatto.
Il certificato attesta l’esito della verifica indipendente.
Viene rilasciato da un organismo di certificazione sulla base di un audit e attesta al pubblico che una determinata azienda, per una specifica attività e in specifici siti, è stata valutata e approvata in quanto conforme ai requisiti della norma di riferimento.
Standard. Sistema. Certificato.
Tre concetti che non dovrebbero più suonare uguali.
E ora tocca a te.
E se avete ancora domande su quale standard sia applicabile, su come sia costruito il sistema o su come avvenga la certificazione stessa, non rimandate le vostre domande a dopo.
I nostri colleghi sono pronti a rispondere a tutte le vostre domande.